Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Für Datenschutzanfragen können Sie sich jederzeit an die vorstehende E-Mail-Adresse wenden.

2. Zweck des Portals und verarbeitete Daten

Das ImmoPortal begleitet bestehende und angehende Kunden durch den Beratungs- und Kaufprozess einer Kapitalanlage-Immobilie. Je nach Bearbeitungsstand verarbeiten wir:

• Stammdaten und Zugangsdaten, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Benutzerkennung und Anmeldestatus,
• Beratungs- und Vorgangsdaten, insbesondere aktuelle Phase, Status, nächste Schritte, Zuständigkeiten und Termine,
• Objekt- und Wohnungsdaten, insbesondere Anschrift, Wohnungsnummer, Wohnfläche, Kaufpreis, Mietwerte und Mietsubvention,
• Objekt-, Wohnungs- und Kartenbilder, soweit sie für den Vorgang bereitgestellt werden,
• Kontaktdaten beteiligter Ansprechpartner sowie persönliche Zugangslinks zu WhatsApp, SecureCloud, DokuMe oder Coachy, soweit der jeweilige Dienst genutzt wird,
• technische Nutzungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, Browser- und Geräteinformationen sowie Sicherheits- und Fehlerprotokolle.

Notarielle, steuerliche, finanzierungsbezogene oder sonstige Objektunterlagen werden nicht im ImmoPortal abgelegt. Das Portal zeigt lediglich einen Link zu Ihrem persönlichen SecureCloud-Hauptordner.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten die Portal- und Kundendaten, um die Beratung vorzubereiten und durchzuführen, den Bearbeitungsstand transparent darzustellen, vereinbarte Informationen bereitzustellen und die Geschäftsbeziehung zu betreuen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Technische Protokolle, Zugriffsschutz, Missbrauchsprävention, Fehleranalyse und die Wahrung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen beruhen auf unserem berechtigten Interesse an einem sicheren und verlässlichen Portalbetrieb gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit eine Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist, erfolgt sie nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Einwilligungsabhängige Funktionen werden nur auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO eingesetzt; eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

4. Herkunft der Daten

Wir erhalten Daten direkt von Ihnen sowie – soweit dies für Ihren Vorgang erforderlich ist – von den von Ihnen eingebundenen oder am Vorgang beteiligten Stellen, etwa Finanzierern, Verkäufern, Haus- und Mietverwaltungen, Notariaten oder steuerlichen Ansprechpartnern. In diesen Fällen verarbeiten wir nur die Informationen, die für die Betreuung und Darstellung Ihres Vorgangs erforderlich sind.

5. Anmeldung und Sitzungsverwaltung

Der Zugang erfolgt passwortlos über einen zeitlich begrenzten Anmeldelink oder Einmalcode, der an die hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet wird. Zur Prüfung der Berechtigung und Aufrechterhaltung der Sitzung werden technisch notwendige Authentifizierungsinformationen im Browser gespeichert. Eine Nutzung zu Werbe- oder Profilingzwecken findet nicht statt.

Eine eigenständige Registrierung ist nicht vorgesehen. Zugang erhalten ausschließlich zuvor angelegte und freigeschaltete Kunden.

6. Hosting, Datenbank und Authentifizierung

Portal-Hosting

Für die technische Bereitstellung des Portals nutzen wir OpenAI Ireland Ltd. als Auftragsverarbeiter. Dabei können insbesondere IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, Zeitpunkt und Umfang des Zugriffs sowie zur Auslieferung erforderliche Portal- und Sicherheitsdaten verarbeitet werden. Die Verarbeitung dient der sicheren Bereitstellung des Portals auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Soweit Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, stützt der Anbieter Übermittlungen nach seinem Auftragsverarbeitungsvertrag insbesondere auf Angemessenheitsbeschlüsse oder EU-Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: OpenAI Data Processing Addendum ↗.

Datenbank, Anmeldung und Bildspeicher

Für Datenbank, passwortlose Anmeldung und den geschützten Bildspeicher nutzen wir Supabase Pte. Ltd., 65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapore 049513, als Auftragsverarbeiter. Das Hauptprojekt ist in der konkreten Region Frankfurt (eu-central-1) eingerichtet. Supabase weist darauf hin, dass die ausgewählte Region den Speicherort der primären Projektdaten bestimmt. Support-, Sicherheits- oder Unterauftragnehmerprozesse können Übermittlungen in Drittländer einschließen; hierfür sieht der Auftragsverarbeitungsvertrag geeignete Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln, vor. Weitere Informationen: Supabase Data Processing Addendum ↗.

7. Externe Zugänge und Links

Je nach Kundenfall enthält das Portal persönliche Links zu externen Diensten, insbesondere SecureCloud, WhatsApp, DokuMe oder Coachy. Eine Verbindung zum jeweiligen Anbieter wird grundsätzlich erst aufgebaut, wenn Sie den betreffenden Link aktiv öffnen. Ab diesem Zeitpunkt gelten zusätzlich die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters.

Persönliche Freigabelinks können den Zugriff auf vertrauliche Bereiche ermöglichen. Bitte behandeln Sie diese Links wie Zugangsdaten und geben Sie sie nicht an unberechtigte Dritte weiter.

8. Empfänger

Zugriff erhalten nur Personen und Dienstleister, die ihn zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Dazu können interne Mitarbeiter, der persönliche Berater sowie – soweit für Ihren Vorgang erforderlich – Finanzierer, Haus- und Mietverwaltungen, Steuerexperten, technische Dienstleister und sonstige von Ihnen oder uns eingebundene Vertragspartner gehören. Eine Weitergabe zu Werbezwecken oder ein Verkauf von Kundendaten findet nicht statt.

9. Speicherdauer

Portal- und Kundendaten speichern wir grundsätzlich für die Dauer der Beratung und laufenden Betreuung. Anschließend löschen oder anonymisieren wir sie, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, berechtigten Nachweisinteressen oder offenen Ansprüche entgegenstehen. Ein Kundenkonto kann vorab gesperrt werden; technisch erforderliche Sicherungskopien werden nach den vereinbarten Löschzyklen der Dienstleister überschrieben.

Sicherheits- und Fehlerprotokolle werden nur so lange aufbewahrt, wie dies zur Gewährleistung des sicheren Betriebs, zur Fehlerbehebung oder zur Aufklärung eines Vorfalls erforderlich ist.

10. Technisch notwendige Speicherungen

Das Portal setzt keine Analyse-, Marketing- oder Werbetracker ein. Browser-Speicherungen und Cookies werden ausschließlich verwendet, soweit sie für Anmeldung, Sitzung, Sicherheit oder ausdrücklich gewünschte Portal-Funktionen technisch erforderlich sind. Rechtsgrundlage für den Zugriff auf das Endgerät ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung erfolgt nach den oben genannten Grundlagen der DSGVO.

11. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Außerdem können Sie einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an mail@holger-malz.com. Zudem können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für Nordrhein-Westfalen ist dies:

12. Sicherheit und Aktualisierung

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Daten vor Verlust, Veränderung und unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören insbesondere verschlüsselte Übertragung, rollenbasierte Berechtigungen, kundenspezifische Zugriffsbeschränkungen und ein privater Bildspeicher. Absolute Sicherheit kann bei elektronischer Datenübertragung dennoch nicht garantiert werden.

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich Funktionen, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die im Portal veröffentlichte Fassung.